Als elektronische Rechnung (E-Rechnung) gilt ab dem 01.01.2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format

• ausgestellt,
• übermittelt und
• empfangen wird und
• eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. 01.01.2025).

Eine E-Rechnung stellt die Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar, der ohne Medienbruch automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Dadurch wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Auszahlung des Rechnungsbetrages ermöglicht.

Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, z. B. in der Form eines PDF-Dokumentes als Anhang zu einer E-Mail, gilt ab dem 01.01.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen - wie bei einer Papierrechnung - manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden.

Die PDF-Rechnung steht exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate, wie z. B. JPEG, eignen sich ebenfalls nur für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung. Sie alle sind keine Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der europäischen Norm für die E-Rechnung.

Die Neuregelung zum 1. Januar 2025 stellt einen wesentlichen Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs in Deutschland dar. Durch sie wird die Digitalisierung der Prozesse und Abläufe zur Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen auf den verschiedenen Ebenen beschleunigt. E-Rechnungen bieten - nach der Einführungsphase - sowohl dem Rechnungsaussteller als auch dem Rechnungsempfänger Vorteile:

Vorteile für den Rechnungsaussteller:

• vereinfachte Rechnungsstellung
• verkürzte Durchlaufzeiten
• schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
• flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Vorteile für den Rechnungsempfänger:

• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
• Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung

Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es aus, ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Wenn die E-Rechnung aber in einem rein strukturierten elektronischen Format (XML-Datensatz) übermittelt wird, benötigt man zusätzlich ein Visualisierungstool, um die Rechnung menschenlesbar zu machen. Alternativ kann man den Rechnungsaussteller bitten, die Rechnung in einem hybriden Format zu übermitteln (Kombination aus strukturiertem und menschenlesbarem Datenteil).

E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten elektronischen Format als auch in einem hybriden Format (Kombination aus strukturiertem und menschenlesbarem Datenteil) erstellt werden. Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die zwischen den Vertragsparteien ausgehandelt werden muss.
Insbesondere Rechnungen nach dem sog. „XStandard“ als rein strukturiertes elektronisches Format und im sog. „ZUGFeRD-Format“ (ab Version 2.0.1) als hybrides Format erfüllen die ab dem 01.01.2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus sind auch andere Standards/Formate zulässig, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen (gem. § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG i. d. F. 01.01.2025) erfüllen.
 

Welcher zulässige Übermittlungsweg verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die zwischen den Vertragsparteien ausgehandelt werden muss. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z. B. folgende Übermittlungswege in Frage

• Versand per E-Mail-Anhang
• Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle
• gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
• Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal.

Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben, das einer bestimmten europäischen Norm (EN 16931) entspricht. In Deutschland wurde auf der Grundlage dieser Norm der Standard „XRechnung“ entwickelt. Dabei handelt es sich um ein rein strukturiertes elektronisches Format (XML-Datensatz), das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge eignet. Durch den Einsatz von einer Visualisierungsanwendung kann der XML-Datensatz aber für den Menschen lesbar dargestellt werden. Der Standard „XRechnung“ ist eine anerkannte Umsetzung der europäischen Norm und berücksichtigt zusätzlich nationale Besonderheiten.

Die Abkürzung „ZUGFeRD“ beinhaltet keinen Rechtschreibfehler, sondern steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung hat ein hybrides Format, d. h. sie besteht aus einem strukturierten Datenteil und einem menschenlesbaren Datenteil; beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. Der maschinell auswertbare Datenteil (XML-Datensatz) ist als Anhang in eine PDF-Datei eingebettet.

Das ursprüngliche ZUGFeRD-Format entsprach noch nicht der europäischen Norm (EN 16931), die für E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 verbindlich ist, aber ab der Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Ab dem 01.01.2025 wird gesetzlich nur noch zwischen elektronischer Rechnung (E-Rechnung) und „Sonstiger Rechnung“ unterschieden. Eine „Sonstige Rechnung“ ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, als für die E-Rechnung vorgeschrieben. Dazu zählen z. B. auch PDF- oder JPEG-Dateien.

Auch gemeinnützige Vereine gelten als „Unternehmen“, wenn sie nicht ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind. Dann müssen sie ab dem 01.01.2025 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Es gelten aber u. a. folgende Ausnahmen:

• Zahlungsaufforderungen im ideellen Bereich, z. B. für Mitgliedsbeiträge
• Rechnungen an Privatpersonen
• bis zum 31.12.2026 Rechnungen an Unternehmen auf Papier oder, wenn diese dem zustimmen, in einem anderen elektronischen Format als für die E-Rechnung vorgeschrieben (z. B. als PDF-Dokument)
• wenn der Vorjahres-Gesamtumsatz (gem. § 19 Abs. 3 UStG) des Vereins nicht über 800.000 € lag: bis zum 31.12.2027 Rechnungen an Unternehmen auf Papier oder, wenn diese dem zustimmen, in einem anderen elektronischen Format als für die E-Rechnung vorgeschrieben (z. B. als PDF-Dokument).
• Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. Vereine, die ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind)
• Rechnungen über Leistungen, die gem. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind, z. B. Kursgebühren (wenn die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden), Teilnehmer*innen-Gebühren für sportliche Veranstaltungen, Leistungen der Jugendhilfe (als anerkannter Träger der freien Jugendhilfe), etc.
• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen)

Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben (gem. §§ 14, 14a UStG) enthalten. In diesen Fällen ist zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung zu unterscheiden.

Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, kann der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden.

Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) besteht, ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Änderungen der erstmaligen E-Rechnung brauchen erst zu erfolgen, wenn sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben ändern (z. B. bei einer Mieterhöhung).

Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Wenn eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt eigentlich nur eine E-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung; eine sog. „Sonstige Rechnung“ (z. B. auf Papier oder als PDF-Dokument) jedoch nicht. Folglich berechtigt die ausgestellte „Sonstige Rechnung“ dann eigentlich nicht zum Vorsteuerabzug. Unter Anlegung eines strengen Maßstabes kann aber auch aus einer „Sonstigen Rechnung“ ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu überprüfen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen „Sonstigen Rechnung“ werden die Voraussetzungen i. d. R. erfüllt sein.

Der Vorsteuerabzug wird nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen (bis zum 31.12.2026 bzw. 2027) in Anspruch nehmen konnte.

Wenn keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht (z. B. bei Kleinbetragsrechnungen), erfüllt auch eine sog. „Sonstige Rechnung“ die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug.

Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie bisher für andere Rechnungen.

Achtung: Bei hybriden Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD-Format) bezieht sich die Aufbewahrungspflicht vorrangig auf den strukturierten Datenteil (XML-Datensatz). Es ist also nicht zulässig, den menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument) zu extrahieren (z. B. auszudrucken), nur diesen aufzubewahren und den strukturierten Datenteil zu löschen.

Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss während der gesamten Dauer der Aufbewahrungspflicht (8 Jahre) sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.